Lista 10 narzędzi do wysyłki i monitorowania ofert handlowych

Czym są narzędzia do do wysyłki i monitorowania ofert handlowych?

Narzędzia do wysyłki i monitorowania ofert handlowych pomagają usprawnić i zwiększać efektywność różnych części procesu sprzedaży. Z jednej strony pozwalają firmom zautomatyzować niektóre zadania, a z drugiej umożliwiają im dogłębną analizę danych i dokładniejszą personalizację ofert.

Narzędzia do wysyłki i monitorowania ofert handlowych mogą mieć różne funkcje, takie jak:

• automatyzacja follow-upów,
• powiadomienia o otwarciu oferty,
• zarządzanie ofertami,
• personalizacja ofert,
• wsparcie procesu lead nurturing,

• monitorowanie i raportowanie w czasie rzeczywistym,
• analityka ofert,
• i więcej.

Dlaczego warto korzystać z narzędzi do wysyłki i monitorowania ofert handlowych?

Takie narzędzia wspierają nas na różnych etapach procesu sprzedaży. Do najważniejszych usprawnień należą:

1. Monitoring i analityka - dzięki narzędziom do wysyłki i monitorowania ofert handlowych zawsze będziesz wiedzieć, co się dzieje z Twoją propozycją. Po wysłaniu maila zastanawiasz się: Czy potencjalny klient ją widział? Czy otworzył i przeczytał? Ile czasu spędził na przeglądaniu oferty? Która część przyciągnęła jego uwagę, a którą całkowicie pominął? Koniec z domysłami - dzięki takim narzędziom te dane nie są tajemnicą. Takie informacje pozwalają usprawnić istniejący proces ofertowania i sprzedaży. Wiedząc, kiedy klient otworzył ofertę, masz szansę na kontakt w kluczowym momencie dla Twojej sprzedaży. Dzięki analityce zaś możesz sprawić, że Twoje oferty będą bardziej dopasowane i interesujące dla potencjalnych klientów. Ty z kolei zyskasz cenną wiedzę o odbiorcy, która pozwoli Ci przygotować się do Waszej pierwszej rozmowy.

2. Lepsze wyniki - narzędzie do wysyłki i monitorowania ofert jest jak członek Twojego zespołu sprzedażowego. Dzięki wiedzy, którą dostarcza, ulepszysz swoje oferty i poprawisz wyniki. Co więcej - takie narzędzie pomoże Ci zorganizować cały proces ofertowania, efektywnie nim zarządzać i zapewni zaawansowane raportowanie.

3. Zaangażowanie - to jeden z najważniejszych czynników przy decyzji o wdrożeniu narzędzia do wysyłki i monitorowania ofert w firmie. Kto z nas nie chce tworzyć propozycji, które powodują, że klienci przestają pobieżnie przewijać, czy pomijać połowę pliku? Wiedząc, co ich interesuje, możesz temu zapobiec. Twoje oferty będą bardziej spersonalizowane - będą zawierać trafniejsze CTA (Call To Action), informacje, filmy, czy inne materiały.

Na co należy zwrócić uwagę, szukając narzędzia do ofertowania?

Kluczem do znalezienia odpowiedniego narzędzia do wysyłki i monitorowania ofert  jest uwzględnienie bieżącego przepływu pracy i specyfiki Twojej firmy. Dlatego warto wziąć pod uwagę następujące funkcje:

1. Integracje - możliwość integracji narzędzia z innymi  systemami, z których korzystasz w swojej firmie. Pamiętaj, że masz już wdrożony proces, a całkowita zmiana go nie byłaby korzystna. Dlatego warto sprawdzić, czy wybrane narzędzie jest kompatybilne z Twoimi obecnymi rozwiązaniami. Do najważniejszych należą integracje z systemami CRM, czy pocztą elektroniczną. Znacznie ułatwi i usprawni to wdrażanie oprogramowania ofertowego.

2. Follow-upy - a dokładniej ich automatyzacja to jedna z kluczowych funkcji, których będziesz używać podczas ofertowania. Sam zdecydujesz, po spełnieniu jakiego warunku będą one wysłane do Klienta (np. Kiedy klient otworzył / nie otworzył oferty, kiedy przeczytał ją raz / dwa / trzy razy, ile czasu na niej spędził itp.). Od tego momentu możesz zapomnieć o żmudnych i nielubianych telefonach “Czy zapoznał się pan z moją ofertą?” - automat dobije się do Klienta za Ciebie.

3. Zarządzanie zespołem - możliwość analizy statystyk zespołu może wpłynąć znacząco na jego skuteczność. Wiesz, ile wysłano ofert, jak bardzo były one angażujące, kto wygenerował najlepsze wyniki itp. Dzięki temu wiesz, który z handlowców radzi sobie najlepiej, a kto może potrzebować wsparcia.

4. Analityka - kluczowe są wszystkie funkcje, które pozwalają na monitorowanie wskaźnika otwarć, zaangażowania, responsywności, zamkniętych transakcji itp. Pozwalają one na bieżąco analizować przebieg procesu ofertowania, operacji sprzedażowych, znajdować wąskie gardła i je eliminować.

5. Łatwość wdrożenia i szybkie efekty - ważne jest, aby narzędzie było łatwe we wdrożeniu i obsłudze. Handlowcy nie zawsze chętni są do wprowadzania nowych rozwiązań, zadbaj o to, by ten proces był dla nich bezbolesny. Zwróć także uwagę na to, ile czasu zajmie, zanim zobaczysz rzeczywistą wartość korzystania z narzędzia.

6. Interfejs użytkownika - przetestuj narzędzie i zobacz, czy po prostu lubisz go używać, czy interfejs jest przyjazny i łatwy w obsłudze.

Jak wybrać dla siebie odpowiednie narzędzia do wysyłki i monitorowania ofert?

Warto wspomnieć, że istnieją różne rodzaje narzędzi do ofertowania. Niektóre z nich mogą Ci pomóc w całym procesie - od tworzenia, przez wysyłkę, po zarządzanie i analitykę. Inni specjalizują się w monitorowaniu, zarządzaniu i raportowaniu. Te są idealne dla firm, które są zadowolone z tego, co tworzą, mają sprawdzone wzory ofert, ale po prostu nie wiedzą, co dzieje się z nimi po wysłaniu oraz co i kiedy robić dalej, aby zwiększyć sanse na sprzedaż. 

Najpierw musisz więc przeanalizować potrzeby swojej firmy i klientów. Następnie zdecyduj, na którym etapie procesu ofertowania potrzebujesz pomocy i automatyzacji.

Kiedy już to wiesz, czas na testy. Wypróbuj różne narzędzia i sprawdź, które z nich najbardziej Ci odpowiada. W tym artykule umieściliśmy narzędzia, które oferują bezpłatny okres próbny, więc przetestowanie kilku z nich i sprawdzenie, które będzie dla Ciebie najlepsze, nie powinno stanowić problemu.

Jeśli chcesz zaoszczędzić trochę czasu, czytaj dalej. Połowę pracy wykonaliśmy za 

Ciebie! Oto przegląd 10 najlepszych narzędzi do wysyłki i monitorowania ofert. Mamy nadzieję, że znajdziesz coś dla siebie.

Narzędzia do ofertowania - tabela porównawcza

Zacznijmy od przeglądu najważniejszych funkcji 10 najlepszych narzędzi do wysyłki i monitorowania ofert.

10 najlepszych najlepszych narzędzi do wysyłki i monitorowania ofert

Przyjrzyjmy się teraz bliżej każdemu z tych narzędzi.

Sellizer

Sellizer to kompleksowe narzędzie do automatyzacji ofertowania i wsparcia sprzedaży. Dzięki możliwości monitorowania wysłanych plików w czasie rzeczywistym i natychmiastowym powiadomieniom o ich otwarciu, będziesz mógł kontaktować się z potencjalnymi klientami wtedy, gdy są na bieżąco z Twoją ofertą, co jest kluczowe do skutecznej sprzedaży. 

Bardzo przydatne są również statystyki oferty pokazujące, które jej części były najbardziej interesujące dla potencjalnych klientów. Rozbudowane analizy pozwalają śledzić, jak długo czytali ofertę, na których stronach spędzali najwięcej czasu, które elementy pominęli, czy udostępnili komuś treść lub czy ją wydrukowali. Pomoże Ci to odpowiednio dostosować propozycję i odpowiednio przygotować się do pierwszej rozmowy z klientem. Zwiększy to Twój komfort pracy, a także jej efektywność. 

Dzięki Sellizerowi lepiej zrozumiesz swoich klientów i znacznie zwiększysz wyniki sprzedaży.

 

Kluczowe cechy:

- powiadomienia o każdorazowym otwarciu oferty

- wysyłka oferty za pomocą wygenerowanego linku

- rozbudowane statystyki w czasie rzeczywistym

- możliwość zarządzania zespołem

- sztuczna inteligencja, która ocenia szanse sprzedaży

- automatyzacja follow-upów

- lead nurturing 

- łatwe zarządzanie załącznikami

Docsend

Docsend to platforma do bezpiecznego i łatwego udostępniania wszelkiego rodzaju dokumentów. Pozwala przechowywać dokumenty, chronić je hasłem i analizować, co się dzieje się z nimi po wysłaniu. Integruje się z Dyskiem Google, Dropbox i OneDrive.

Użytkownicy Docsend najbardziej cenią sobie fakt, że pomaga im on uporządkować wszystkie dokumenty w jednym miejscu, dzięki czemu mogą łatwo je odnaleźć. Oszczędza to dużo czasu i pozwala handlowcom skupić się na ich podstawowych zadaniach.

Kluczowe cechy:

- wysyłka oferty za pomocą wygenerowanego linku

- analizy w czasie rzeczywistym

- możliwość aktualizacji udostępnionych plików w dowolnym momencie

- podpis elektroniczny

- zwiększone bezpieczeństwo

- integracja z dyskami w chmurze

Bit.ai

Bit.ai to platforma współpracy nad dokumentami stworzona dla zespołów. Bez względu na to, czy chcesz organizować i udostępniać notatki, dokumenty, produkty klientów, projekty lub przewodniki techniczne - Bit.ai pozwala to zrobić.

Bit.ai oferuje swoje usługi bardzo szerokiemu gronu klientów. Indywidualni użytkownicy korzystają z przestrzeni do przechowywania i organizowania swoich dokumentów. Zespoły mogą usprawnić swoją pracę, udostępniając dokumenty sobie nawzajem oraz swoim klientom, czy partnerom biznesowym. Jest to szczególnie wygodne dla zespołów pracujących z różnych miejsc na świecie, ponieważ znacznie ułatwia współpracę.

 

Kluczowe cechy:

- galeria szablonów i inteligentne widżety

- sprytny edytor tekstu i możliwość zostawiania komentarzy

- funkcje współpracy

- wiele integracji (w tym Arkusze Google, Tableau, Trello, Canva i inne)

- monitorowanie dokumentów

PandaDoc

PandaDoc to coś więcej niż podpis elektroniczny. Celem narzędzia jest pomoc w usprawnieniu obiegu dokumentów w Twojej firmie, a co za tym idzie zwiększenie produktywności i sprzedaży. Dzięki PandaDoc stworzysz atrakcyjne dokumenty, wyślesz je i będziesz monitorować ich efektywność.

To, co zwraca uwagę na narzędzie, to jego funkcje dostosowywania w przestrzeni tworzenia dokumentu. Bardzo łatwo jest tworzyć przyciągające wzrok oferty, wybierając spośród elementów edytowalnych i gotowych do użycia szablonów. Jednocześnie użytkownicy mogą tworzyć niestandardowe motywy, kolory lub fonty i dodawać branding do swoich ofert.

 

Kluczowe cechy:

- szeroka gama szablonów

- duże możliwości personalizacji

- podpis elektroniczny

- funkcje analityczne

- wiele integracji z narzędziami takimi jak Hubspot, Zapier, Stripe czy Google Drive

Better Proposals

Better Proposals to narzędzie do ofertowania, który umożliwia tworzenie i dostosowywanie propozycji, zapewniających dobrą konwersję. Gdy już wiesz, co działa dobrze, możesz zapisać najlepsze fragmenty swoich propozycji w bibliotece zawartości do wykorzystania w przyszłości.

Better Proposals to nie tylko edytor ofert. Dzięki niemu możesz dostarczać pliki i je podpisywać. Otrzymasz powiadomienie e-mail za każdym razem, gdy Twoja propozycja zostanie otwarta, przesłana dalej, wydrukowana lub podpisana. Dzięki temu będziesz dokładnie wiedzieć, co się dzieje z Twoją ofertą i kiedy zrobić kolejny krok, by zwiększyć szanse na sprzedaż.

 

 

Kluczowe cechy:

- ponad 160 gotowych do użycia wzorów

- duże możliwości personalizacji

- inteligentne follow-upy

- funkcje monitorowania i raportowania 

- natychmiastowe powiadomienia

- inteligentne tabele cenowe, które pomagają w ustalaniu opłat

- wiele integracji

Mailtrack

Mailtrack to bezpłatne oprogramowanie do monitorowania poczty e-mail dla Gmaila. Jeśli chcesz wiedzieć, kiedy Twoje e-maile są otwierane, dzięki natychmiastowym powiadomieniom z aktualizacją statusu - to jest odpowiednie narzędzie dla Ciebie.

 

Kluczowe cechy:

- darmowy

- szybki 

- prosta i intuicyjna obsługa

 

Mailbutler

Mailbutler to rozszerzenie do poczty e-mail, które pomaga monitorować wiadomości e-mail, planować je i personalizować ich zawartość. Możesz korzystać z szablonów wiadomości, dostosowywać swój podpis i monitorować, co dzieje się z e-mailem po jego wysłaniu. W razie potrzeby możesz nawet cofnąć wysyłanie wiadomości.

Mailbutler oferuje również ciekawe funkcje w zakresie zarządzania kontaktami. Możesz dodawać notatki i zadania do klientów, otrzymywać prognozy dotyczące najlepszego czasu wysyłki i przeglądać historię konwersacji z kontaktem. Dzięki Mailbutler Twoje e-maile będą znacznie lepiej zorganizowane, będziesz zawsze pamiętać, z kim powinieneś się skontaktować i kiedy.

 

Kluczowe cechy:

- konfigurowalne szablony wiadomości

- opcje współpracy, takie jak możliwość udostępniania i komentowania wiadomości e-mail

- powiadomienia w czasie rzeczywistym po kliknięciu linku lub otwarciu wiadomości e-mail

- przechowywanie i zarządzanie kontaktami

- wiele integracji (w tym Evernote, Asana, Todoist i inne)

Pipedrive

Pipedrive to platforma do zarządzania relacjami z klientami (CRM) stworzona przez sprzedawców dla sprzedawców. Pozwala zarządzać potencjalnymi klientami i transakcjami, automatyzować komunikację, monitorować, a także zagłębiać się w ważne wskaźniki. Dzięki Pipedrive będziesz mieć wszystkie informacje związane ze sprzedażą w jednym miejscu.

Użytkownicy cenią sobie również to, że mogą tworzyć wizualne lejki sprzedaży co ułatwia ich pracę. Za każdym razem, gdy wykonują krok, Pipedrive przypomina im o zaplanowaniu następnego. Co więcej, możesz zintegrować to narzędzie z Kalendarzem Google i zsynchronizować z nim wszystkie działania.

 

Kluczowe cechy:

- wizualne lejki sprzedaży 

- możliwość zautomatyzowania follow-upów

- łatwy w użyciu

- dostępna aplikacja mobilna

- rozbudowane funkcje raportowania

Hubspot

Hubspot to oprogramowanie marketingowe, sprzedażowe i serwisowe, które ma jasny cel - pomóc w rozwoju Twojej firmy. To platforma CRM, która dzieli się na kilka narzędzi i integracji, które wspierają Cię na różnych etapach przepływu pracy. W zależności od potrzeb możesz więc wybierać między Centrum sprzedaży, Centrum marketingu, Centrum usług, Centrum CMS i Centrum operacji.

Centrum sprzedaży ma jeden główny cel: wyeliminować tarcia na każdym kroku. I naprawdę pomaga na każdym etapie. Od szablonów wiadomości e-mail po ich monitorowanie, od zarządzania kontaktami po harmonogram spotkań - to pełny pakiet.

 

 

Kluczowe cechy:

- monitorowanie e-maili i powiadomienia

- szablony wiadomości i automatyzacja poczty e-mail

- udostępnianie dokumentów

- podpisy elektroniczne

- sekwencje e-maili

- konfigurowalne raportowanie

- dostępna aplikacja mobilna

Salesforce

Salesforce to kolejna platforma CRM oferująca wsparcie w różnych zadaniach, od marketingu po sprzedaż i obsługę klienta. Umożliwia wydajne zarządzanie potencjalnymi klientami, automatyzację zadań administracyjnych i domykanie większej liczby transakcji, bez względu na wielkość firmy i branżę.

Do zadań związanych ze sprzedażą oferuje aplikację o nazwie Sales Cloud. Pozwala ona na pełny wgląd w informacje o klientach, zarządzanie leadami i analizowanie danych sprzedażowych. Świetnie sprawdza się również jako narzędzie do zarządzania zespołem sprzedażowym. Możesz monitorować wszystkie oferty w jednym miejscu i mieć pod kontrolą wszystkie powiązane działania.

 

 

Kluczowe cechy:

- zarządzanie leadami

- szablony wiadomości

- dostęp do danych w czasie rzeczywistym

- integracja z Gmailem i Outlookiem

- dostępna aplikacja mobilna

- funkcje współpracy zespołowej

Przemyślenia końcowe

Pamiętaj, że narzędzie do wysyłki i monitorowania ofert handlowych powinno ułatwić Ci życie, czyniąc proces ofertowania prostym, szybkim i skutecznym. Powinno to zaoszczędzić czas i poprawić wyniki sprzedaży. Nie zapominaj o głównych celach, wybierając odpowiednie narzędzia, a Twoja sprzedaż gwałtownie wzrośnie.

Powodzenia!