Rejestracja czasu pracy dla zespołów sprzedażowych

Zespoły sprzedażowe świetnie rozumieją popularne przysłowie "czas to pieniądz". Każdy stracony w pracy czas łączy się bowiem z przeoczeniem okazji lub utraty szansy na zamknięcie deala. Wykorzystując cyfrowe rozwiązania, jesteśmy jednak w stanie ograniczyć to ryzyko, wybierając solidny system rejestracji czasu pracy. Analizując zebrane przez takie narzędzie dane możemy wskazać, ile czasu zajmuje nam wykonywanie codziennych aktywności związanych z naszą pracą, a dzięki temu - łatwiej planować działania w przyszłości. Jak zatem wybrać najlepsze narzędzie do ewidencji czasu pracy? Odpowiedzi znajdziecie poniżej!

Zespoły sprzedażowe i ich problemy w zarządzaniu czasem - jak im zaradzić?

Częste wyjazdy

Osoby pracujące w sprzedaży, zwłaszcza te oferujące produkty materialne, wiedzą doskonale, że większość godzin pracy spędzają w podróżach od klienta do klienta. Często zdarza się, że przez kilka dni z rzędu nie pojawiają się w siedzibie firmy, więc nie są w stanie podpisać listy obecności pracowników ani skorzystać z innego stacjonarnego sposobu rejestracji czasu pracy, jak karty zbliżeniowe.

🌟 Rada: Warto zainwestować w oprogramowanie działające w oparciu o czytnik GPS, które łatwo rejestruje zdalne godziny i pozwala na sprawiedliwe rozliczanie pracownika.

Brak automatyzacji uciążliwych procesów

Sprzedawcy doskonale wiedzą, ile dokumentacji generuje każdy etap lejka sprzedażowego. Jako, że wciąż jesteśmy przywiązani do papierowych rozwiązań, gromadzimy w biurach stosy najróżniejszych, wypełnianych ręcznie pism. A przecież dzięki technologii można to robić znacznie prościej.

🌟 Rada: Na rynku jest wiele rozwiązań online, które umożliwiają automatyzację czasochłonnych procesów w firmie. Większość z nich oferuje kilkunastodniowy okres próbny, dzięki któremu zanim zdecydujemy się na zakup takiego urządzenia możemy sprawdzić, czy dane oprogramowanie odpowiada potrzebom zespołu. Warto przetestować narzędzia automatyzujące następujące czynności:

• zarządzanie projektami i zadaniami - zespoły, którym zależy na optymalizacji czasu pracy, powinny wdrożyć jednolity system kontroli stanu bieżących projektów. Centralizacja zadań sprawia, że każdy pracownik ma swobodny i przejrzysty dostęp do tego, nad czym obecnie pracuje cały zespół,

• rejestracja czasu pracy - rynek narzędzi typu SaaS jest pełen aplikacji, które umożliwiają automatyczną rejestrację godzin spędzonych w pracy. Stanowią one znaczne ułatwienie spraw kadrowo-płacowych,

• ewidencja czasu pracy - oprócz rejestracji czasu pracy warto rozejrzeć się za  elektronicznym systemem do sprawdzania obecności, który pozwala rejestrować takie parametry, jak typ dnia (np. ośmiogodzinny czy praca w trybie zdalnym), czy nadgodziny lub spóźnienia, a nawet czas przerw. Następnie aplikacja generuje raport z danymi istotnymi zarówno z punktu widzenia pracownika, jak i pracodawcy. Dzięki temu eliminuje się tradycyjne rozwiązania ewidencji czasu pracy, jak np. listy obecności, które raz, że nie są w pełni zgodne z RODO; dwa - generują niepotrzebnie dużą ilość papierowych dokumentów, trzy - przyczyniają się jedynie do wzrostu kosztów,

• CRM - system, który pozwala na przechowywanie danych klientów w wersji online. Wszystkie dane dostępne są w jednym miejscu i cały zespół ma do nich dostęp, zarówno z urządzeń stacjonarnych, jak i mobilnych,

• ofertowanie - zamiast wysyłać niekończącą się liczbę emaili, lepiej zainwestować w narzędzie, które robi to automatycznie i powiadamia użytkownika o tym, kiedy oferta została otwarta. Dzięki temu można znacznie szybciej dotrzeć do potencjalnego klienta, by odpowiednim uzupełnić jego wiedzę na temat oferowanych przez nas produktów/usług,

• komunikacja - aby mieć pewność, że wszyscy są dobrze poinformowani o szczegółach każdego etapu projektu, wszyscy pracownicy firmy powinni kontaktować się za pomocą jednej platformy. Najpopularniejsze obecnie aplikacje oferują połączenie firmowego czatu z funkcją zarządzania projektami, co jest najwygodniejszą opcją, ponieważ nie trzeba się przełączać między narzędziami, aby sprawnie się porozumiewać,

Brak optymalizacji czasu spotkań

Osoby pracujące sprzedaży przeznaczają sporą część swojego czasu pracy na spotkania- zarówno z klientami, jak i w gronie zespołu. Często zdarza się jednak, że rozmowy takie są chaotyczne i nie przebiegają wedle ściśle określonego planu, a pracownicy tracą na nie więcej czasu niż powinni. Oczywiście, jeśli ustalenia zakończą się sukcesem i dojdzie do sprzedaży, nie można mówić o porażce. Jednak dopiero na podstawie analizy raportów generowanych przez system rejestracji czasu pracy pracowników jesteśmy w stanie stwierdzić, że spotkania mogą trwać znacznie krócej.

🌟 Rada: Warto rejestrować czas spotkań oddzielnie, tak, by później w prosty sposób móc porównać ile trwają, np. w stosunku tygodniowym.

Brak kontroli kosztów projektów

Dla firmy wiedza o tym, ile kosztuje każdy z przeprowadzanych projektów, jest bezcenna. Nie tylko z powodu chęci kontroli bieżących kosztów, ale również aby przewidywać zasoby, które należy zarezerwować dla następnych przedsięwzięć. Brak takich informacji może skutkować błędnym ich ulokowaniem, a co za tym idzie, spadkiem efektywności zespołu i niedostarczeniem rezultatów pracy na czas.

🌟 Rada: Dokładna rejestracja czasu pracy umożliwia analizę danych w firmie pod kątem zużywania zasobów - zarówno tych ludzkich, jak i kosztów. Świetnie sprawdzi się w określeniu tego, ile np. kosztuje przekształcenie potencjalnego klienta w płacącego użytkownika.

Jaki system rejestracji czasu pracy wybrać?

Wybór systemu do rejestracji czasu pracy nie jest jednak prostą sprawą, kiedy na rynku dostępnych jest tyle różnych rozwiązań. Zespoły sprzedażowe, które nierzadko działają w sposób rozproszony w różnych lokalizacjach, powinny jednak zwrócić uwagę na to, czy system RCP posiada następujące funkcje:

• automatyczna rejestracja czasu pracy,

• ewidencja czasu pracy pracowników,

• system kontroli GPS - przydatny zwłaszcza w przypadku pracowników spędzających większość godzin w podróży między klientami,

• kontrola dostępu - rozumiana w różnoraki sposób, np. automatyczne włączanie systemu rejestracji czasu pracy przy starcie komputera, działająca w oparciu o karty zbliżeniowe, czy też biometryczna poprzez odciski palców,

• darmowy okres próbny - zanim zdecydujemy się na wybór systemu rejestracji czasu pracy warto upewnić się, czy ów program odpowiada w stu procentach potrzebom naszego zespołu,

Rejestracja czasu pracy - systemy warte wypróbowania

TimeCamp

Darmowy, automatyczny system rejestracji czasu pracy wyposażony w ewidencję pracowników oraz szeroki wybór raportów

Wszechstronne narzędzie do ewidencji czasu pracy pracownika, które obecnie oferuje darmowy plan dla nielimitowanej liczby użytkowników, z nielimitowaną liczbą projektów i zadań.

Za pomocą TimeCampa rejestracja czasu pracy odbywa się poprzez:

• web timer,

• aplikację desktopową (dostępną na Windows, Mac, Linux i Ubuntu),

• aplikację mobilną dla iOS i Android,

• dodatek do przeglądarki Chrome

Dzięki temu można rejestrować czas pracy niezależnie od tego, gdzie w danej chwili przebywa pracownik. Ponadto, narzędzie wyposażone jest w funkcję GPS, która pozwala na rejestrację godzin pracy pracowników przebywających poza biurem.

Inne, równie ważne dla zespołów sprzedażowych funkcje aplikacji TimeCamp to:

• elektroniczna, automatyczna rejestracja czasu pracy,

• budżetowanie i rozliczanie godziny, które umożliwiają zarówno przewidywanie, jak i kontrolę kosztów projektu,

• moduł ewidencji czasu pracy - przydatny dla pracowników zajmujących się kwestiami kadrowo-płacowymi, automatycznie rejestruje również czas przerw, a także nadgodziny, wyjścia prywatne i spóźnienia,

• fakturowanie - na podstawie zliczonego czasu pracy TimeCamp generuje fakturę, którą następnie można wysłać do klienta,

• różnorodność integracji - TimeCamp oferuje rejestrację czasu pracy dla narzędzi usprawniających zarządzanie projektami, księgowość, CRM czy komunikację zespołową,

• bogaty wybór raportów - na podstawie zliczonego czasu, aplikacja generuje raport dla każdego pracownika lub całego zespołu - dane te są bezcenne w przypadku optymalizacji czasu pracy,

Harvest

Prosty system kontroli czasu pracy pracowników wyposażony w timesheety

Harvest to kolejna z możliwości, którego podstawą jest elektroniczna rejestracja czasu pracy. Wyposażony w proste do uzupełnienia timesheety, znacznie ogranicza czas spędzony na rozliczanie każdej poświęcony na pracę godziny.

System ten sprawdzi się w przypadku chęci zastąpienia tradycyjnych kart ewidencji czasu pracy w firmie. Działa automatycznie, rejestruje obecności, godzinę rozpoczęcia i wyjścia z pracy, a także pozwala na analizę wydajności zespołu poprzez generowanie bogatych w dane raportów.

Hubstaff

System rejestracji czasu pracy oferujący zrzuty ekranu komputera pracownika

Jeżeli jako manager uważasz, że potrzebujesz większej kontroli nad tym, w jaki sposób pracują twoi pracownicy, wypróbuj Hubstaff. Ta aplikacja służąca do rejestracji czasu pracy pracowników firmy, który co kilkanaście minut automatycznie robi zrzuty ekranów komputerów i zapisuje je w systemie. Funkcję tę cenią sobie zwłaszcza zespoły rozproszone.

Toggl

Rejestrator czasu pracy pracowników dla małych zespołów

Obecnie znana jako Toggl Track, jest to aplikacja służąca do mierzenia oraz raportowania czasu pracy pracowników. Jest wyposażona zarówno w web timer, jak i aplikację desktopową oraz mobilną, co dzięki czemu rejestracja czasu pracy może odbywać się niezależnie od miejsca, w którym w danym momencie przebywa pracownik.

Oprócz automatycznej ewidencji czasu pracy, Toggl oferuje również bogaty system raportów, dających wiele możliwości analizy czasu pracy pod kątem optymalizacji tego procesu.

RescueTime

Prosty system RCP działający w oparciu o timesheety

Jeżeli twój zespół sprzedażowy nie potrzebuje skomplikowanego systemu, wyposażonego w inne niż automatyczna rejestracja czasu pracy funkcje, RescueTime będzie dobrym wyborem. Używając go, szybko przełączycie się pomiędzy zadaniami, co jest wyjątkowo ważne w przypadku osób spędzających sporo czasu na różnego rodzaju spotkaniach. Aplikacja zlicza czas dla różnorakich aktywności i dostarcza raporty dla preferowanego przez zespół okresu czasu.

Timeular

System rejestracji czasu pracy w formie kostki - alternatywa dla tradycyjnych kart i list obecności

Jeżeli potrzebujesz innej metody rejestracji czasu pracy niż działający w chmurze timer lub aplikacja desktopowa, wypróbuj Timeular. To urządzenia w kształcie kostki, które rejestrują aktywność pracownika. Zanim zacznie mierzyć czas, należy skonfigurować każdy jej bok - np. ustawiając jeden dla spotkań, inny dla odpisywania na maile, jeszcze kolejny dla pracy w CRM. Urządzenie jest przenośne, więc można je zabrać ze sobą.

Zarządzanie zespołem sprzedażowym jest znacznie prostsze, gdy ma się dostęp do danych na temat czasu pracy pracownika. Proces kontroli czasu pracy  jest jednak dość żmudny bez właściwego narzędzia RCP, które działa w oparciu o automatyczny time tracking. Dzięki szybkiemu dostępowi do danych z takiego systemu, pracownicy mogą zaznaczyć swoją obecność w pracy bez potrzeby podpisywania karty czy używania czytnika. Prowadzona w ten sposób rejestracja czasu pracy jest niesamowicie wygodna dla pracowników sprzedaży, którzy albo spędzają sporo czasu poza siedzibą firmy, albo funkcjonują od spotkania do spotkania. Efekty używania takiego narzędzia z pewnością zwrócą się w efektach optymalizacji kosztów pracy.